Update GDPR-document to include changes for new features

_posts/2023-05-02-2-opslag-in-de-database-en.markdown → _posts/2026-02-17-2-opslag-in-de-database-en.markdown

@@ -39,7 +39,7 @@ Phone numbers can be used within the association to quickly make contact between
 Every person that wishes to use the online services of Inter-*Actief* has to be at least sixteen years old, in accordance with the legal requirements. Inter-*Actief* uses the date of birth of a person to determine if they have reached the minimum required age.
 
 *Legal Ground f, compliance with alcohol regulations*  
-At activities of Inter-*Actief* where alcoholic consumptions are being sold to its members, it is forbidden to sell these consumptions to members that are under 18 years old. To clarify which members are underage, Inter-*Actief* maintains a list of birthdays of these members.
+At activities of Inter-*Actief* where alcoholic consumptions are being sold to its members, it is forbidden to sell these consumptions to members that are under 18 years old. To clarify which members are underage, Inter-*Actief* maintains a list of birthdays of these members, and the 18+/- state of a member is displayed in the payment system used by our bar personnel.
 
 *Legal ground a, birthday-related activities*
 Inter-*Actief* also sends a birthday message to her members if the member has given permission for this. The birthday of the member is also published on the website of Inter-*Actief* for other logged in members and around the association room, if the member has given permission to do so.

_posts/2023-05-02-2-opslag-in-de-database.markdown → _posts/2026-02-17-2-opslag-in-de-database.markdown

@@ -39,7 +39,7 @@ Binnen de vereniging kunnen telefoonnummers worden gebruikt om snel contact te l
 Elk persoon die wenst de online diensten van Inter-*Actief* te gebruiken moet ten minste de leeftijd van zestien hebben bereikt, conform de wettelijke voorschriften. Inter-*Actief* gebruikt de geboortedatum van een persoon om te bepalen of deze de minimumleeftijd reeds heeft bereikt.
 
 *Rechtsgrond f, naleving alcoholregelement*  
-Bij activiteiten van Inter-*Actief* waar Inter-*Actief* alcoholische consumpties verkoopt aan haar leden is het verboden om deze dranken te verkopen aan leden die nog geen 18 jaar oud zijn. Om goed duidelijk te hebben welk lid nog geen 18 jaar oud is houdt Inter-*Actief* een lijst bij waar de verjaardagen van deze leden op staan.
+Bij activiteiten van Inter-*Actief* waar Inter-*Actief* alcoholische consumpties verkoopt aan haar leden is het verboden om deze dranken te verkopen aan leden die nog geen 18 jaar oud zijn. Om goed duidelijk te hebben welk lid nog geen 18 jaar oud is houdt Inter-*Actief* een lijst bij waar de verjaardagen van deze leden op staan en wordt de 18+/- status van een lid weergegeven in het betalingssysteem van het barpersoneel.
 
 *Rechtsgrond a, verjaardagsgerelateerde activiteiten*  
 Ook verstuurt Inter-*Actief* een verjaardagsbericht naar haar leden indien hier toestemming voor gegeven is. Tevens wordt de verjaardag van een lid gepubliceerd op de website van Inter-*Actief* voor ingelogde gebruikers en rondom de verenigingkamer, mits het lid daar toestemming voor heeft gegeven.

_posts/2023-05-02-3-gebruik-van-gegevens-en-verkrijging-van-overige-gegevens-en.markdown → _posts/2026-02-17-3-gebruik-van-gegevens-en-verkrijging-van-overige-gegevens-en.markdown

@@ -21,9 +21,9 @@ If a purchase is made at Inter-*Actief*, and the member has not given permission
 *Legal Ground f, obtaining grants and scholarships*  
 Inter-*Actief* sometimes qualifies for grants and scholarships that are issued through the Overleg Studieverenigingen (Organisation of Study associations / OS). These are, for example, grants for participants of the study tour, or scholarships for committee members. For this, the OS sometimes requires personal details of the members that are involved with these activities, to verify that we are actually qualified. In most cases this concerns the names and student numbers of the participants or members. These details will therefore be shared with the Overleg Studieverenigingen.
 
-#### 3.1.5 Transfer to Exact
+#### 3.1.5 Transfer to Moneybird
 *Legal Ground f, keeping digital financial accounts*  
-Inter-*Actief* keeps its accounts in Exact Online. In case members make declarations or receive invoices, the first and last names and bank account numbers of these members will be stored in Exact Online. The declarations and invoices themselves will also be stored, including the personal data stated therein. For the benefit of the financial administration, the names of the committees on whose behalf the declarants declare their expenses are recorded in the declarations.
+Inter-*Actief* keeps its accounts in Moneybird (<a href="https://www.moneybird.nl/privacy/">https://www.moneybird.nl</a>). In case members make declarations or receive invoices, the first and last names and bank account numbers of these members will be stored in Moneybird. The declarations and invoices themselves will also be stored, including the personal data stated therein. For the benefit of the financial administration, the names of the committees on whose behalf the declarants declare their expenses are recorded in the declarations.
 
 ### 3.2 Board and Committee Work
 Every member that voluntarily decides to join a committee grants permission to process their personal details for the purposes of that committee, described in paragraphs [2.1](#21-membership-administration), [2.4](#24-active-members-administration), [3.2](#32-board-and-committee-work), [3.3](#33-processing-of-purchases-and-activities), [3.5](#35-meetings), [3.6](#36-collection-of-personal-details-by-committees), [3.7](#37-legal-requirements) and [3.9](#39-other).
@@ -56,7 +56,7 @@ Because of the nature of some activities, which may or may not be based in part
 
 #### 3.3.3 Request participants of activities by other members
 *Legal Ground f, internal promotion of activities*  
-A member of Inter-*Actief* can, on request at the board, see the list of names of participants that have enrolled for an activity. This is done so that the member can see if friends will be present at the activity, to better make their choice of going to the activity. This improves the promotion of activities within Inter-*Actief*. The information will only be shared after permission by the board, the shared information is limited to the names of the participants. The information is only available for direct inspection. 
+A member of Inter-*Actief* can see the list of names of participants that have enrolled for an activity. This is done so that the member can see if friends will be present at the activity, to better make their choice of going to the activity. This improves the promotion of activities within Inter-*Actief*. Members can object to this processing of their names via a preference on the website, in which case their names will not be shown in the list. The shared information is limited to the first name, and the first letter of the last name of the enrolled participants.
 
 #### 3.3.4 Publication of Pictures of Activities
 *Legal Ground f, internal and external promotion of activities*  
@@ -66,9 +66,9 @@ Pictures are made at almost all activities of Inter-*Actief*. The photographed p
 *Legal Ground c, retention of financial records*  
 The tax authorities requires associations to keep their financial administration for 7 years according to the fiscal retention[<sup>3</sup>](#references). At Inter-*Actief* this includes, among other things, the membership fees, purchases in the cookie corner, purchases during drinks, enrollment costs for activities and debt collections that were issued.
 
-#### 3.3.6 Transfer of RFID-codes and Student and/or Employee Numbers to Alexia
+#### 3.3.6 Transfer of RFID-codes, 18+/- state and Student and/or Employee Numbers to Alexia
 *Legal Ground f, postpay on drinks*  
-If a member of Inter-*Actief* has signed a consumption authorization with regard to collecting expenses at drinks, then these purchases need to be registered so that the incurred costs can be collected at a later date. For this purpose we use an internally developed system called Alexia. To register the purchases in this system we share the RFID-codes and student or employee numbers of the member with this application. The details of the data processing of this system are handled further in the privacy document of this application.
+If a member of Inter-*Actief* has signed a consumption authorization with regard to collecting expenses at drinks, then these purchases need to be registered so that the incurred costs can be collected at a later date. For this purpose we use an internally developed system called Alexia. To register the purchases in this system we share the RFID-codes, 18+/- state and student or employee numbers of the member with this application. The details of the data processing of this system are handled further in the privacy document of this application.
 
 ### 3.4 The Goals of Inter-*Actief*
 

_posts/2023-05-02-3-gebruik-van-gegevens-en-verkrijging-van-overige-gegevens.markdown → _posts/2026-02-17-3-gebruik-van-gegevens-en-verkrijging-van-overige-gegevens.markdown

@@ -21,9 +21,9 @@ Als een aankoop gedaan wordt bij Inter-*Actief* en er geen toestemming is gegeve
 *Rechtsgrond f, verkrijging van subsidie en beurzen*  
 Inter-*Actief* komt soms in aanmerking voor subsidies en beurzen die uitgegeven worden via het Overleg Studieverenigingen (OS). Dit zijn bijvoorbeeld subsidies voor studiereisdeelnemers, of beurzen voor commissieleden. Hiervoor heeft het OS soms persoonsgegevens nodig van de leden die betrokken zijn bij deze activiteiten, met het doel om te kunnen verifiëren dat we daadwerkelijk in aanmerking komen. In de meeste gevallen gaat het hier om namen en studentnummers van de deelnemers of leden. Deze gegevens zullen dan ook worden gedeeld met het Overleg Studieverenigingen.
 
-#### 3.1.5 Doorgifte aan Exact
+#### 3.1.5 Doorgifte aan Moneybird
 *Rechtsgrond f, bijhouden van een digitale financiële boekhouding*  
-Inter-*Actief* houdt haar boekhouding bij in Exact Online. In het geval leden declaraties doen of facturen ontvangen, zullen van deze leden de voor- en achternamen en de bankrekeningnummers opgeslagen worden in Exact Online. Ook zullen de declaraties en de facturen zelf worden opgeslagen, inclusief de persoonsgegevens die hierin worden vermeld. Ten behoeve van de administratie van de financiën, worden de namen van de commissies namens wie de declaranten hun uitgaven declareren vastgelegd in de declaraties.
+Inter-*Actief* houdt haar boekhouding bij in Moneybird (<a href="https://www.moneybird.nl/privacy/">https://www.moneybird.nl</a>). In het geval leden declaraties doen of facturen ontvangen, zullen van deze leden de voor- en achternamen en de bankrekeningnummers opgeslagen worden in Moneybird. Ook zullen de declaraties en de facturen zelf worden opgeslagen, inclusief de persoonsgegevens die hierin worden vermeld. Ten behoeve van de administratie van de financiën, worden de namen van de commissies namens wie de declaranten hun uitgaven declareren vastgelegd in de declaraties.
 
 ### 3.2 Bestuurs- en commissiewerk
 Elk lid die vrijwillig besluit toe te treden tot een commissie geeft daarmee expliciete toestemming om hun persoonsgegevens te laten verwerken voor de doelen van deze commissie, beschreven in paragrafen [2.1](#21-ledenadministratie), [2.4](#24-actieve-ledenadministratie), [3.2](#32-bestuurs--en-commissiewerk), [3.3](#33-verwerking-aankopen-en-activiteiten), [3.5](#35-vergaderingen), [3.6](#36-vergaring-van-persoonsgegevens-door-commissies), [3.7](#37-wettelijke-verplichtingen) en [3.9](#39-overige).
@@ -56,7 +56,7 @@ Vanwege de aard van sommige activiteiten, die al dan niet gedeeltelijk berusten
 
 #### 3.3.3 Opvragen deelnemers van activiteiten door andere leden
 *Rechtsgrond f, interne promotie van activiteiten*  
-Een lid van Inter-*Actief* mag op verzoek bij het bestuur de lijst met namen van personen inzien die ingeschreven staan voor een activiteit. Dit wordt gedaan zodat het lid kan zien of er bekenden aanwezig zullen zijn, en zo zijn beslissing om naar de activiteit te komen beter kan maken. Dit bevordert de promotie van activiteiten binnen Inter-*Actief*. De gegevens worden alleen gedeeld na toestemming van het bestuur, de gedeelde informatie wordt beperkt tot de namen van de ingeschreven personen.
+Een lid van Inter-*Actief* kan de lijst met namen van personen inzien die ingeschreven staan voor een activiteit. Dit wordt gedaan zodat het lid kan zien of er bekenden aanwezig zullen zijn, en zo zijn beslissing om naar de activiteit te komen beter kan maken. Dit bevordert de promotie van activiteiten binnen Inter-*Actief*. Leden kunnen hiervoor via de website bezwaar maken zodat hun namen niet worden getoond. De gedeelde informatie wordt beperkt tot de voornaam en eerste letter van de achternaam van de ingeschreven personen.
 
 #### 3.3.4 Publicatie van foto’s van activiteiten
 *Rechtsgrond f, interne en externe promotie van activiteiten*  
@@ -66,10 +66,9 @@ Bij bijna alle activiteiten van Inter-*Actief* worden foto’s gemaakt. De gefot
 *Rechtsgrond c, bewaarplicht financiële administratie*  
 De belastingdienst verplicht verenigingen om hun financiële administratie 7 jaar lang te bewaren volgens de fiscale bewaarplicht[<sup>3</sup>](#referenties). Hieronder vallen bij Inter-*Actief* onder andere de lidmaatschapskosten, aankopen in de streeplijst, aankopen op borrels, inschrijfkosten voor activiteiten en uitgevoerde incasso's.
 
-#### 3.3.6 Doorgifte RFID-codes en student- en/of medewerkersnummers aan Alexia
+#### 3.3.6 Doorgifte RFID-codes, 18+/- status en student- en/of medewerkersnummers aan Alexia
 *Rechtsgrond f, achteraf betalen borrels*  
-Als een lid van Inter-*Actief* een consumptiemachtiging heeft afgesloten met betrekking tot het incasseren van uitgaven bij borrels dan moeten deze aankopen geregistreerd worden zodat de kosten achteraf kunnen worden geïncasseerd. Voor dit doel gebruiken wij het zelfontwikkelde systeem Alexia. Om hier de aankopen in te registreren geven wij de RFID-codes en student- of medewerkersnummers van het lid door aan deze applicatie. Verwerking van deze gegevens wordt verder afgehandeld in het privacydocument van deze applicatie.
-
+Als een lid van Inter-*Actief* een consumptiemachtiging heeft afgesloten met betrekking tot het incasseren van uitgaven bij borrels dan moeten deze aankopen geregistreerd worden zodat de kosten achteraf kunnen worden geïncasseerd. Voor dit doel gebruiken wij het zelfontwikkelde systeem Alexia.Om hier de aankopen in te registreren geven wij de RFID-codes, 18+/- status en student- of medewerkersnummers van het lid door aan deze applicatie. Verwerking van deze gegevens wordt verder afgehandeld in het privacydocument van deze applicatie.
 
 ### 3.4 De doelen van Inter-*Actief*